Организация кассовой работы на предприятиях, в организациях, учреждениях

Кассовые операции в народном хозяйстве Украины осуществляются в отношении "Порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве Украины", утвержденный постановлением Правления НБУ № 334 от 13 октября 1997 г. Этот порядок распространяется на всех юридических лиц (кроме банков и предприятий связи), а также на физических лиц-субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица (индивидуальные предприниматели) и его положения являются обязательными для исполнения ими.

Основные требования и положения ведения кассовых операций следующие:

1. Предприятия и индивидуальные предприниматели, имеющие текущие счета в банке, обязаны хранить свои средства в учреждениях банков. Наличность, которую они получают из собственных текущих счетов (основного и вспомогательных) в учреждениях банков в пределах имеющихся на них средств, должен тратиться исключительно на определенные в чеке цели, не противоречащие законодательству в т.ч. нормативным актам НБУ. Компании должны предоставлять банку по его требованию отчетные платежные и расчетные документы (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки купли-продажи, акты закупки, налоговые накладные, счета-фактуры и т.д.), которые подтверждали бы осуществлены целевые расходы наличности.

2. Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами (гражданами) в наличной и безналичной форме. Все наличные расчеты проводятся как за счет средств, полученных в кассе банка, так и за счет собственной выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), кроме оплаты труда и выплаты дивидендов (дохода). Сумма платежа наличностью одного предприятия (предпринимателя) не должна превышать 3 тыс. грн. течение одного дня за одним или несколькими платежными документами. При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми проводятся расчеты, не ограничивается. Платежи свыше предельную сумму (3 тыс. грн.) Проводятся исключительно в безналичном порядке. В случае осуществления предприятиями наличных расчетов свыше предельную сумму средства в размере превышения предельной суммы расчетно прибавляются к фактическим остатков наличности в кассе с последующим сравнением полученной суммы с лимитом кассы.

Средства на выплаты, связанные с оплатой труда и выплатой дивидендов, все предприятия (в т.ч. коллективные сельскохозяйственные хозяйства и фермеры), а также индивидуальные предприниматели должны получать исключительно из касс банков. При этом они должны обеспечивать систематическую и полную выплату налогов и внесения обязательных платежей в государственные целевые фонды в порядке и сроки, определенные действующим законодательством.

При осуществлении наличных расчетов предприятий (предпринимателей) между собой получатель наличного платежа обязан подать плательщикам соответствующие учетные расчетные документы (товарный чек, счет-фактуру, акт выполненных работ, оказанных услуг, налоговую накладную и т.д.).

Расчеты предприятий (предпринимателей) наличными с гражданами должны проводиться с оформлением кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, акты закупки, актов выполненных работ или других документов, удостоверяющих факт покупки товара, выполненных работ, оказанных услуг.

По желанию граждан денежные средства за приобретенные у них предприятиями (предпринимателями) товары (выполненные работы, оказанные услуги) могут быть перечислены на текущие или вкладные счета в учреждениях банков.

3. Остатки наличных денег в кассах предприятий (предпринимателей) лимитируются. Лимиты остатка наличности в кассе всем предприятиям, которые имеют счета в учреждениях банков и осуществляют кассовые операции с наличностью, устанавливаются коммерческими банками по месту открытия счетов с учетом режима и специфики работы предприятия, его удаления от учреждений банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков и порядка сдачи кассовой выручки и т.п.

Коллективные сельскохозяйственные предприятия (колхозы, кооперативы, союзы) самостоятельно определяют размеры наличности, которая постоянно находится в их кассах, как это предусмотрено статьей 17 Закона Украины "Про коллективное сельскохозяйственное предприятие", с соответствующим уведомлением о размере лимита обслуживающих учреждений банка.

Лимиты остатка наличных денег в кассе не устанавливаются фермерским хозяйствам, которые занимаются исключительно производством, переработкой и реализацией сельскохозяйственной продукции, и индивидуальным предпринимателям.

Порядок установления лимита остатка наличности в кассе регулируется НБУ - Инструкцией НБУ № 4 "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной постановлением Правления НБУ № 335 от 13 октября 1997 г.

Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличности в кассе предприятия обязаны сдавать в кассы банков в порядке и сроки, установленные учреждениями банков, для зачисления на их счета. Если лимит остатка наличности в кассе предприятия не установлено, то вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна быть сдана в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).

Предприятия, исполнительные органы сельских, городских и районных в (городах) советов имеют право хранить в кассах в течение 3-х рабочих дней наличные свыше установленный лимит, что полученная в банке для выплат, связанных с оплатой труда, стипендий, командировок, дивидендов; коллективные сельскохозяйственные предприятия, предприятия железнодорожного транспорта и морские порты - для проведения таких же выплат работникам удаленных подразделений; исполнительные органы сельских советов - в течение 5-ти рабочих дней, включая день получения наличности в банке. После окончания этих сроков суммы наличности, не использованные по назначению, возвращаются в банк не позднее следующего рабочего дня клиента и банка, в дальнейшем выдаются предприятиям по их первому требованию на те же цели.

4. Наличная выручка предприятий и предпринимателей, полученная от реализации товаров (работ, услуг), и другие кассовые поступления могут использоваться ими для обеспечения хозяйственных нужд (кроме осуществления выплат, связанных с оплатой труда и выплатой дивидендов). В случае расходования предприятием наличных денег из выручки на эти цели выплачены из кассы денежные средства включаются в фактических остатков наличности в кассе того дня, когда были осуществлены такие выплаты, с последующим сравнением полученной суммы с утвержденным лимитом кассы.

5. Из касс предприятий может выдаваться наличные работникам под отчет на командировки, приобретение товаров, заготовку сельскохозяйственной продукции и т.п.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах не позднее:

- По командировкам - 3-х рабочих дней после возвращения из командировки;

- На заготовку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья и металлолома - 10-ти рабочих дней со дня выдачи наличных денег под отчет;

- На все другие производственные (хозяйственные) нужды - на следующий день после выдачи наличных средств под отчет.

Если из кассы предприятия его работнику одновременно выдана наличность на командировку и средства под отчет для решения в этой командировке хозяйственных вопросов, то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение 3-х рабочих дней после возвращения из него должна представить в бухгалтерию предприятия одновременно два отчеты:

- Авансовый отчет о потраченных средства непосредственно на командировки;

- Отчет о расходовании средств, что были выданы ей для решения производственных вопросов. За превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, за выдачу наличных денег без полного отчета по ранее выданных средств, за расходование наличности из выручки на выплату, связанную с оплатой труда, при наличии налоговой задолженности, за не целевое расходование полученных в банке наличных средств в предприятий применяются различные финансовые санкции в соответствии с действующим законодательством.

6. Предприятия (предпринимателя) ежеквартально представляют в банк кассовые заявки установленного образца о суммах поступления и выдачи наличных денег из касс, а также календарь выдачи заработной платы. Эти документы используются банком для анализа и прогнозирования наличного оборота и контроля за полнотой и своевременностью выплаты заработной платы.

7. Кассовые операции оформляются соответствующими кассовыми документами, типовые формы которых утверждаются Министерством финансов Украины и должны применяться без изменений на всех предприятиях, в организациях, учреждениях независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. О принятии денег выдается квитанция с подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится с расходными кассовыми ордерами или надлежаще оформленными расчетно-платежным ведомостям. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. В расходных кассовых ордеров могут приобщаться заявки на выдачу денег, счета и т.д. Поэтому, если на прилагаемых к расходных кассовых ордеров документах есть разрешительный надпись руководителя предприятия, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязателен.

Оплата труда, выплата пособий, стипендий и премий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя наличных. По истечении установленных сроков осуществления этих выплат (3-х или 5-ти рабочих дней) кассир должен:

- В платежной ведомости против фамилий лиц, которым не осуществлено выдачу наличных, поставить штамп или сделать отметку от руки "депонированную";

- Составить реестр депонированных сумм;

- В платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащих депонированию;

- Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №".

Прием и выдача денег за кассовыми ордерами может проводиться только в день их составления. Кассовые документы, после составления отчета кассира и его обработки в бухгалтерии, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются в отдельные пачки и хранятся в течение 36-ти месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом в отдельном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.

Вынос из помещения, которое охраняется, кассовых документов разрешается лишь в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.

Кассовые документы могут быть изъяты у предприятия по постановлению правоохранительных органов, решением государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налоговой администрации. На место изъятого подлинного документа подшивается заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, письма об изъятии документов, протокол изъятия, расписка лица, акт получения настоящего документа и т.д.

8. Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучною печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге производятся в двух экземплярах через копировальный бумагу шариковой ручкой или чернилами темного цвета. Вторые экземпляры являются отрывными и служат для отчета кассира.

Ежедневно в конце рабочего времени кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию как отчет отрывные листы, то есть копию записей в кассовой книге за день с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Нужно заметить, что выдача денег из кассы не подтвержденная распиской получателя в расходных документов, считается недостатком денег в кассе и взыскивается с кассира. Наличные в кассе, не оправдана приходными кассовыми ордерами, считается излишком кассы и зачисляется в доход предприятия.

9. Предприятия торговли и сферы обслуживания населения при осуществлении кассовых операций с наличными должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты разного номинала в размере не менее 5% от суммы установленного предприятию лимита остатка наличности в кассе для выдачи сдачи гражданам.

В отдельных случаях, если в силу специфики деятельности предприятия выручка получается в основном за счет реализации отдельных групп товаров (услуг) высокой стоимости, обслуживая учреждением банка такому предприятию может быть установлено наличие обязательной суммы разменной монеты в кассе в размере 2-5% установленного предприятию лимита кассы.

10. Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения денег. Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить хранение денег в помещении кассы, а также при их транспортировке из учреждения банка и сдаче в учреждение банка. Они несут в установленном законодательством порядке ответственность в том случае, если по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств во время их хранения или транспортировки.

11. В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с покупюрним перечислением денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактический остаток денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая по результатам ревизии составляет акт. В хозяйственных обществах, где это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводятся ревизионными комиссиями.

При обнаружении ревизией недостачи или избытка денег в кассе в акте указывается сумма недостачи или избытка и обстоятельства их возникновения.

Учредители предприятий, высшие руководящие организации (в случае их наличия), а также аудиторские фирмы согласно заключенных с ними соглашений во время проведения документальных ревизий на предприятиях в обязательном порядке проводят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. Проверка кассовой дисциплины осуществляется также органами государственной налоговой администрации, органами государственной контрольно-ревизионной службы. Министерством внутренних дел Украины, финансовыми органами и учреждениями коммерческих банков. При этом обслуживающие учреждения банка особое внимание обращают на проверку целевого использования денежных средств, снятых предприятиями по любому из своих счетов в значительных размерах (свыше 50 тыс. грн).

Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб, кассиров. Лица, виновные в нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном действующим законодательством порядке. 12. Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, осуществляющих кассовое обслуживание клиентов, установленный инструкцией НБУ по организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины № 1 от 7 июля 1994 г.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях связи Украины регулируется соответствующими нормативными актами, которые утверждены Государственным комитетом связи Украины.